행사 기획부터 운영까지, 성공적으로 진행하는 방법은?
안녕하세요, O-H!T 레오입니다.
요즘 행사들이 정말 많은데요.
기업 행사, 공공기관 행사, 지역 축제 등 굉장히 다양한 행사들이 진행되고 있죠.
이 글을 읽고 계신 여러분들은, 어떤 행사를 기획하고 계신가요? 어떻게 행사를 운영하고 싶으신가요?
여러 행사들이 많은 가운데 참가자들이 만족했으면 하는 행사를 기획하고 싶다는 생각은 누구나 마찬가지겠죠. 그래서 고민이 정말 많으실 텐데요.
오늘 저와 함께 행사 기획부터 운영까지 성공적으로 진행하는 몇 가지 팁을 함께 보시죠!
1️⃣구체적인 목표 설정과 적합한 TF팀 구성
행사 기획에 들어가기 전, 구체적인 목표 설정이 없다면 방향을 잃게 되는데요. 우리가 진행하고자 하는 행사가 어떤 이야기를 알리고 어떤 목표를 달성하고 싶은지 명확해야 합니다. 목표를 설정한 이후 행사 세부 내용과 콘셉트를 설정하고, 세부적인 장소 대관, 섭외, 이벤트 기획, 디자인 등이 정해져야 한다고 보시면 좋습니다.
이걸 혼자서 하느냐! 당연히, 행사팀이 꾸려지면 좋겠죠.
행사 프로젝트 속에서 역할을 분담하고 행사를 기획해 나갈 수 있는 팀이 있는 것만으로도 완벽한 행사에 첫걸음을 뗀 것이라고 할 수 있어요. 보통은 기획자, 디자이너, 마케터, 영상 제작자 등 다양한 분야의 사람들과 함께 행사 프로젝트를 진행하게 되실 겁니다. 다양한 분야의 전문가들이 함께 진행하는 것이기 때문에 같은 행사를 꿈꾸고 발맞춰가기 위해서는 꼭 분명한 목표 설정을 하셔야 합니다.
2️⃣콘셉트를 정하실 땐 다양한 디자인 레퍼런스 참고하기
행사장에 가면 굉장히 멋스러운 비주얼로 우리를 놀라게 하는 곳들이 있죠. 모두 기획을 진행하면서 행사의 비주얼에 대한 생각을 놓치지 않은 것인데요. 행사에 필요한 디자인 레퍼런스들을 확인하고, 기획에 맞은 콘셉트와 비주얼을 정해 나가는 것입니다. 이러한 과정들을 거치게 되면 다른 사람들과 협업을 하는 동안에도 같은 방향으로 생각을 지속할 수 있습니다. 저는 빨간 사과를 말하는데, 상대방은 초록 사과를 생각하면 안되니까요.🍏🍏
3️⃣운영에 대한 측면을 함께 고려하기
기획과 콘셉트, 디자인들이 얼추 정해지고 있다면 실현할 수 있는 행사인지, 목표에 적합한 행사가 될 수 있는지, 안전사고에 대한 위험이 있는 곳은 없는지, 음향이나 무대는 우리가 생각했던 만큼 뒷받침이 되는지 등을 끊임없이 생각해 보시는 것이 좋아요. 우리가 행사를 기획하는 것은 결국 실제로 행사를 현실화하는 과정이기 때문이죠. 만약 행사에 연예인을 섭외하여 안전사고 문제가 있을 수도 있다면 경호팀을 섭외하는 방법도 고려해 보시는 것이 운영에 대한 측면을 함께 고려하는 것이라고 보시면 됩니다.
3가지로 간단하게 살펴보았는데요. 행사 기획부터 운영까지의 과정은 사실 이렇게 간단하진 않죠. 이 사이사이에 고려되어야 하는 부분들, 조율해야 하는 부분들이 어마어마하게 많습니다. 그래서 행사 기획에 어려움을 느끼시는 분들도 분명 있으실 겁니다.
오늘 소개해 드린 3가지 팁은 무조건 지킨다! 라고 생각하며 행사를 구성해 보시는 건 어떠실까요? 앞으로 도움이 될 만한 다양한 정보와 이야기들을 가지고 올게요. 기대해 주세요!
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